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      合同管理规定

      发布日期:2020-09-23 09:42:24
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      甘肃省民航建设(集团)有限公司

      合同管理规定(试行)

       

      第一章 总则

      第一条  为规范甘肃省民航建设(集团)有限公司(以下简称“甘肃省民航建设集团”)合同管理,明确管理职责,防范经营风险,提高管理效率,根据《中华人民共和国合同法》、《甘肃省民航机场集团有限公司合同管理办法》等法律法规,结合甘肃省民航建设集团实际情况,制定本管理规定。

      第二条  本规定适用于甘肃省民航建设集团各部门、各单位。

      第三条  定义:

      (一)合同:指甘肃省民航建设集团与自然人、法人及非法人组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系而订立的合同、协议或具有合同性质的备忘录、意向书、确认函等。

      (二)合同管理:指甘肃省民航建设集团在经营活动中依法对合同的审核、签订、履行、变更、解除、授权、日常管理进行规范监督的管理工作。

      (三)重大合同:指因下列情形签订的各种合同、协议及具有合同性质的意向书:

      1.与其它单位的战略合作类。

      2.公司设立、参股、并购、托管、重组等对外投资、融资类。

      3.土地、房产等重大资产处置类。

      4.保证、抵押、质押、留置等担保类。

      5.涉外合同类。

      6.甘肃省民航建设集团承建的项目施工合同

      7.其他属于重大合同的情形。

      第四条  合同管理实行“谁订立、谁主管、谁负责”的原则。

      第二章 管理机构与职责

      第五条  经营管理部是甘肃省民航建设集团合同监督管理部门,主要职责为:

      (一)实施国家有关合同的法律法规,制定甘肃省民航建设集团合同管理制度并监督实施。

      (二)参加甘肃省民航建设集团重大合同的合规审查。

      (三)参加甘肃省民航建设集团重大合同谈判及签订并提出法律建议及意见。

      (四)对甘肃省民航建设集团合同进行合法性审核

      (五)按程序办理甘肃省民航建设集团法定代表人授权委托书。

      (六)对合同签订、履行、变更、解除情况进行监控。

      (七)制作甘肃省民航建设集团合同台账、建立合同档案。

      (八)监督检查各单位合同管理工作。

      (九)对合同管理人员进行业务培训。

      (十)参与处理合同纠纷及与合同有关的诉讼或仲裁。

      十一)其他与合同管理相关的业务。

      第六条  各部门、各单位具体负责本部门、本单位的合同管理事务,主要职责为:

      (一)遵照甘肃省民航建设集团合同管理规定办理合同业务。

      (二)对合同相对方进行必要的资信调查。

      (三)组织合同条款的谈判、起草。

      (四)对合同条款的真实性、有效性及完整性负责。

      (五)办理合同审批及签订手续,负责合同履行。

      (六)安排专人负责合同管理工作,及时将有关合同资料原件归档,建立本部门或单位的合同台账。

      (七)为合同签署人申请办理授权。

      (八)及时向经营管理部通报合同履行过程中发生的问题,处理合同纠纷。

      (九)其他与合同管理相关的业务。

      第七条  部门、各单位应指派一名合同专管员负责合同报审、送签、统计、保管联络及授权申请等工作见附件1)。

      各部门、各单位应设立或指定专职或兼职机构及岗位负责合同管理工作(见附件1)。各单位合同管理机构参照本规定第五条履行相关职责。

      第三章 合同审核

      第八条  合同在签订前必须履行审批手续审批应通过OA办公平台《合同审批单》呈报,未经审核的合同,不得办理签字盖章收付款手续

      第九条  报批合同时应提交下列材料:

      (一)合同文本及其附件

      (二)同意开展合同相关业务的审批文件

      (三)以招标方式采购的,提交评分表、评标委员会结论、中标通知书;应招标而未招标的,提交集团审批同意的文件

      (四)合同相对方《合同签署前期调查概况表》(见附件2)、营业执照、经营许可、资质证书及授权委托等相关情况。

      (五)由法律顾问出具的合同审核意见单(见附件3)。

      (六)签署补充、修改合同的,提交补充、修改事项的审批文件和已签订的主合同、原合同

      (七)其他职能部门要求的文件。

      第十条  合同文本应按以下顺序依次确定:

      (一)国家或地方有关部门、协会、团体制定的规范文本。

      (二)行业内惯例文本。

      (三)合同当事人根据前期了解情况协商文本。

      (四)甘肃省民航建设集团范本合同。

      采取范本之外的合同,应审查与甘肃省民航建设集团有关的免责条款,争议解决方式,在符合民事诉讼法有关规定基础上,应尽量选择向甘肃省民航建设集团所在地(含合同签订地、履行地等)人民法院提起诉讼。

      第十一条  合同审核遵循以下基本原则:

      (一)维护甘肃省民航建设集团利益与公平原则相结合。

      (二)合同内容合法与程序合法相结合。

      (三)合同的全面审查与重要条款专项审查相结合。

      (四)防范合同法律风险与保障合同正常履行相结合。

      第十二条  各职能部门在各自职责范围内审核合同相关内容,合同呈报人应及时与审核人员沟通,按照审核意见对合同内容进行修改或调整。各级合同管理机构负责对合同进行合法性审核,具体审核事项包括形式审核与实质审核。

      第十三条  甘肃省民航建设集团下属具有独立法人资格的子公司对外签署的合同,在其公司内部流转审批,如遇下列情形之一的,须经甘肃省民航建设集团审核同意后方可签订合同:

      (一)涉及本规定第三条重大合同的。

      (二)标的额大于等于50万元人民币的合同除项目施工类合同外)。

      (三)期限超过三年以上的合同。

      (四)其他须经甘肃省民航建设集团审核同意的合同。

      各部门合同审批流程先经法律顾问审核后,呈报部门主要负责人签署意见,由各职能部门会签,再提交分管领导审核,主要领导审批(见附件4)。

      子公司合同审批流程先经法律顾问审核后,子公司主要负责人签署意见,由各职能部门会签,主要领导审批(见附件4),审批结束完子公司应报备经营管理部。

      第十四条  涉及重大合同的,经办部门或单位在合同报批前须以邮件形式报经营管理部进行前置审核,同时须附该业务相关情况文件。

      第四章 合同签订

      第十五条  合同审核后,经办部门或单位应及时按照审核后的合同文本与合同相对人签订合同

      第十六条  对外签订合同统一以“甘肃省民航建设集团有限公司”名义签署,各部门不得以本部门名义对外签订合同。各子公司根据授权对外签订合同,各子公司以本公司名义对外签订合同。

      第十七条  合同必须符合下列条件后方可签订:

      (一)合同审核手续已办理完毕

      (二)签署人已获得授权

      (三)合同相对方签字代表出具其法定代表人授权委托书

      第十八条  甘肃省民航建设集团签订的合同必须明确的或可计算的有效期限,合同有效期届满后,需要顺延的,最多顺延一次不得超过2年,超过期限的必须按新签合同办理全部手续。

      第十九  合同签订后如需补充、修改、提前终止的,须由经办部门或单位按原合同审批程序报批

      第二十条  合同必须加盖合同专用章,未经甘肃省民航建设集团法定代表人签字或授权签字的合同,一律不得盖章分公司经授权后在合同上加盖本单位公章。

      第二十一条  根据法律规定,需由政府部门批准的合同,必须履行批准手续,并将相关内容写入合同条款。如需公证或认证的,合同经办部门或单位在办理完成后,报经营管理部备案。

      第五章 合同履行

      第二十二条  合同签订后经办部门或合同签订单位应严格履行合同并督促合同相对方履行义务。

      第二十三  甘肃省民航建设集团范围内签署的合同,在履行过程中发生以下不正常情形时,经办部门或单位应将处理意见及时报告集团分管领导,并通知经营管理部。

      (一)因合同引发纠纷或对方提出仲裁、诉讼的

      (二)因我方违约或瑕疵履行,对方提出异议向我方主张违约责任的

      (三)对方发生下列情况的:

      1.经营状况严重恶化的;

      2.转移资产、抽逃资金的;

      3.在经营活动中严重丧失商业信用的;

      4.有关证照、资质失效、被撤销、吊销的;

      5.可能发生违约或违约后经督促未能及时纠正的。

      (四)附生效条件的合同,生效条件到期未能满足的

      (五)合同可能被认定为无效的

      (六)履行中发现合同目的无法实现的

      (七)其他可能造成我方损失的情况。

      涉及重要情形的,经营管理部须及时跟踪、督促、协助经办部门单位妥善处置。不正常情况处理结束后,经办部门或单位应将处理结果及时向甘肃省民航建设集团报告。

      第二十四条  合同履行涉及合同付款事宜,财务部门应凭合同原件及《合同审批单》付款,有下列情况之一的一律不得对外付款:

      (一)合同尚未签订或订立后尚未生效的。

      (二)违反合同约定的时间和方式提出付款申请的。

      (三)涉及纠纷、诉讼、仲裁尚未解决的。

      (四)其他可能损害甘肃省民航建设集团利益的情形。

      第二十五条  甘肃省民航建设集团范围内签署的合同,各部门专管员及各单位合同管理机构须在办公平台《合同管理》栏中进行及时的录入、跟踪和管理,实行动态化管理。各部门、各单位应于每月10日前将上月合同签订、履行情况汇总后报经营管理部。

      第二十六条  合同履行完毕后,经办部门或单位应认真总结经验、加强交流,不断提高合同管理水平。

      第六章 授权管理

      第二十七条  法定代表人代表甘肃省民航建设集团对外签署或授权他人签署各类合同。除法定代表人外,其他任何人须经授权后方可代表公司签署合同,被授权人不得将自己的授权转授他人确有必要变更被授权人的,由法定代表人重新签发授权,原授权废止。

      第二十八条  总经理、副总经理在各自分管工作范围内,法定代表人授权后可代表甘肃省民航建设集团对外签署各项合同

      第二十九条  分公司合同须报集团审批,其中:属分公司正常经营业务范围内、总金额人民币10万元及以下,且在甘肃省民航建设集团预算范围内的采购、维修类合同,可在分公司内部审批,分公司经理经甘肃省民航建设集团法定代表人授权后,有权代表甘肃省民航建设集团以分公司名义对外签署合同。

      第三十条  各部门、各单位需要授权的,应通过办公平台向甘肃省民航建设集团法定代表人申请申请中须写明被授权人姓名、职务、授权期限、范围及权限等内容具体由经营管理部负责办理

      第三十一条  经营管理部在审查中发现被授权人或其他相关责任人有一般越权行为的,应督促其限期改正;有重大越权行为的,应提交纪委对其作出处分,该重大越权行为给公司造成严重损失的,应追究其相应的经济责任。

      本条所称“一般越权行为”指被授权人超越授权书中授权权限但未造成严重后果的行为;“重大越权行为”指被授权人实施了授权书中授权人声明禁止的行为或超越授权权限造成严重后果的行为。

      第七章 合同档案管理

      第三十二  经营管理部负责对以甘肃省民航建设集团名义对外签订的合同原件进行留存备案并建立台账,各单位合同管理机构负责对本单位签订的合同原件进行留存备案并建立台账(附件5)

      各单位要将本单位全部流转结束的合同以“分发公文”的形式报经营管理部备案。

      第三十三  各部门、各单位档案管理部门应将本单位签订的合同纳入档案范畴,按照法律规范和单位规章制度进行规范化管理。

      第八章 合同检查及奖惩制度

      第三十四  经营管理部定期各单位合同管理情况进行监督检查。主要内容

      (一)是否依法依规开展合同工作

      (二)纠正合同管理工作中的缺陷

      (三)对合同法律风险防范程序、方法进行业务交流和探讨。

      第三十五条  在合同管理工作中做出突出成绩,为甘肃省民航建设集团避免或挽回重大经济损失的单位和个人,经营管理部向甘肃省民航建设集团申请对其进行表彰和奖励。

      第三十六条  发生下列情况的,甘肃省民航建设集团将视情节给予责任单位通报批评,对相关责任人视情节轻重给予处分构成犯罪的依法移送司法机关处理:

      (一)合同签订、履行、变更、中止、解除解决合同争议中,认真负责、玩忽职守、徇私舞弊,给集团造成经济损失或其他不良影响的

      (二)不按法律法规及甘肃省民航建设集团相关规定签署违法违规、显示公平或有损公司利益合同的。

      (三)不按本规定履行合同审核程序超越或滥用授权签订合同及违反本规定加盖合同章、进行付款或验收合同标的物的

      (四)泄露合同涉及的商业秘密、商业信息的

      (五)不按本规定管理合同档案或因其他原因丢失合同的

       (六)丢失、滥用盖章合同或授权委托书,给甘肃省民航建设集团有限公司造成经济损失或其他不良影响的

      (七)其他甘肃省民航建设集团造成或可能造成不良后果的情况。

      第九章  附则

      第三十七条  本规定2018年9月1日试行,下发前实施的制度中与本规定不一致的内容,以本规定为准。

      第三十八条  本规定所称各单位”为甘肃省民航建设集团各二级分公司。

      第三十九条  本规定甘肃省民航建设集团经营管理部负责解释。

       

      附件:1.合同管理信息登记表

      2.合同签署前期调查概况表

      3.合同审核意见单

      4.合同审批流程

      5.合同信息登记台账

      合同管理信息登记表.doc


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